Le scorte sono uno dei beni più importanti per le imprese manifatturiere: esse incidono per il 20% sul valore del magazzino e per l’1,8-2,3% sul fatturato aziendale

È quindi fondamentale saperle gestirle correttamente, per massimizzare i profitti e ridurre gli sprechi.  

In questo articolo affrontiamo l’argomento per gradi, per farti conoscere tutto ciò di cui hai bisogno per ottimizzare la gestione delle tue scorte di magazzino.  

Cosa sono le scorte?

Partiamo da una definizione per comprendere innanzitutto il significato del termine “scorte di magazzino”.

“Le scorte sono tutti i materiali che, in un determinato istante, si trovano all’interno dell’impresa, indipendentemente dallo stato e dalle ragioni che ne hanno determinato l’esistenza.” (Rispoli, 1989)

In altre parole, le scorte rappresentano le materie prime, i semilavorati, i componenti, i prodotti in lavorazione o i prodotti finiti situati nella tua azienda, in attesa di essere lavorati, assemblati, utilizzati o distribuiti.  

Sono quindi il cuore del tuo magazzino e ti sono utili per varie ragioni:

  • Garantire indipendenza fra le fasi successive della catena produttiva o distributiva;
  • Far fronte a cambiamenti della domanda del prodotto;
  • Garantire flessibilità al piano di produzione;
  • Tutelarti dalle variazioni dei tempi di consegna delle materie prime o dei componenti in arrivo;
  • Sfruttare la dimensione ottimale dell’ordine di acquisto.

scorte

Tipi di scorte

Scorte funzionali

Le scorte funzionali assicurano la continuità produttiva e di evasione degli ordini. Come puoi ben immaginare, questo contribuisce direttamente ad aumentare il livello di soddisfazione della tua clientela, permettendoti di effettuare consegne rapide e puntuali. Quante volte, infatti, ti è capitato di far fronte a clienti arrabbiati per ritardi delle consegne

È una situazione assolutamente normale se non hai gestito correttamente le scorte funzionali!

Come vedremo più avanti, non devi riempire di merce il tuo magazzino per essere sicuro di riuscire a colmare le richieste dei tuoi clienti, ma è necessario trovare un giusto livello di scorte

Per questo tipo di scorte dovrai considerare alcuni fattori come le tempistiche di approvvigionamento e di produzione, la durata del processo di trasformazione e i trend della domanda. 

Possiamo dividere le scorte funzionali in 7 sottocategorie. Vediamole una ad una. 

  1. Scorta di sicurezza: la scorta di sicurezza è il livello minimo di scorta che deve essere sempre presente in magazzino per riuscire a fronteggiare possibili imprevisti come picchi di ordini da parte dei clienti o ritardi nelle consegne dei fornitori. Grazie alla scorta di sicurezza non ti troverai impreparato e potrai evitare un’eventuale rottura di stock, pericolosa per la tua azienda; 
  2. Scorta di allerta: la scorta di allerta, come puoi ben intuire dal termine, è quella scorta che ti indica che è il momento di emettere un ordine fornitore, per non restare senza materiale. Viene quindi utilizzata in prossimità del punto di riordino (o reorder point);
  3. Scorta stagionale: la scorta stagionale viene accumulata nei periodi di scarsa domanda e viene usata quando essa aumenta. Pensa ad esempio alle creme solari: il mercato le richiede principalmente nel periodo estivo, mentre nelle altre stagioni la domanda è piuttosto bassa; 
  4. Scorta inattiva: la scorta inattiva racchiude tutti quei prodotti obsoleti che non possono più essere venduti. Di fatto sono materiali che occupano inutilmente lo spazio del tuo magazzino, finendo per diventare uno spreco
  5. Scorta in transito o pipeline: le scorte in transito si inseriscono lungo il percorso della catena di fornitura. Sono tutti i materiali oggetto dell’emissione di un ordine di approvvigionamento che devono ancora essere consegnati all’azienda; 
  6. Scorta speculativa: la scorta speculativa viene utilizzata per sfruttare a proprio favore le oscillazioni di prezzo relative a un determinato prodotto. Facciamo un esempio pratico: se il tuo fornitore ha intenzione di aumentare il prezzo di vendita di un dato materiale nel prossimo periodo, potresti nel frattempo creare delle scorte speculative per accumulare quel prodotto e rivenderlo più avanti a un prezzo più alto, aumentando quindi il tuo profitto; 
  7. Scorta di ciclo: la scorta di ciclo prevede l’accumulo di una quantità di merce superiore al reale fabbisogno per godere di condizioni vantaggiose come uno sconto quantità. 

Scorte classificate in base al ciclo di vita

Il secondo tipo di scorte di magazzino è basata sul loro ciclo di vita

Questa categorizzazione fa riferimento a tutta la durata di un prodotto, che si riflette nel tempo massimo che esso può restare fermo in magazzino.

Al suo interno troviamo 3 sottocategorie:

  1. Scorte deperibili: questa tipologia di prodotti ha un ciclo di vita limitato perché si deteriora nel tempo, soprattutto se sottoposta a condizioni inadeguate. Pensa ad esempio ad alcuni alimenti come la frutta o ai farmaci: è necessario conservarli e trasportarli in modo corretto per far sì che durino più a lungo e in ogni caso devono essere consumati in breve tempo;  
  2. Scorte non deperibili: al contrario delle precedenti, le scorte non deperibili hanno un ciclo di vita maggiore, perché non sono soggette a deterioramento nel breve termine. Possono quindi essere quindi stoccate per lunghi periodi;
  3. Scorte con scadenza: le scorte con scadenza hanno una durata di vita limitata perché non possono più essere commercializzate dopo la data di scadenza riportata. Come per le scorte deperibili, anche in questo caso l’esempio di alcuni generi alimentari e dei farmaci è perfettamente calzante. 

Scorte classificate in base al livello

Le scorte di magazzino possono essere classificate anche in base ai livelli di scorta

I livelli di scorta rappresentano la quantità di merce presente in magazzino. 

Vediamo nel dettaglio le varie categorie.

  1. Livello ottimale: il livello ottimale di scorta permette di ridurre contemporaneamente i costi, ottimizzare la redditività e rispondere alle esigenze quotidiane;
  2. Scorte totali: sono la somma totale di tutte le scorte disponibili nel magazzino;
  3. Scorte nette: sono la differenza tra il totale delle scorte disponibili in magazzino e le scorte destinate agli ordini e ancora da elaborare;
  4. Scorte disponibili: sono la somma delle scorte nette e i prodotti in transito spediti dai fornitori;
  5. Scorte minime: rappresentano la quantità minima da tenere in magazzino per evitare di incorrere a problemi nei processi produttivi e distributivi;
  6. Scorte massime: è la massima quantità di merce che è possibile tenere in magazzino e che non deve essere superata per evitare l’innalzamento dei costi di gestione

Gestione delle scorte

Ora che hai un’idea più chiara di cosa sono le scorte e quali sono le varie tipologie, è il momento di affrontare un argomento cruciale: la gestione delle scorte. 

Ti sarai infatti chiesto come puoi fare per monitorare la quantità della merce in magazzino, per sapere quale livello di scorte mantenere e quando è il momento di fare i riordini.  

Ti dico fin da subito che non esiste una soluzione unica per tutte le aziende. Per applicare una corretta gestione delle scorte è necessario tenere conto di molti fattori, che devono essere analizzati uno per uno. 

Approfondiamo insieme l’argomento partendo dalle due famiglie di politica di gestione delle scorte. 

Gestione Push (o gestione a fabbisogno)

La gestione a fabbisogno delle scorte si basa sulle previsioni della domanda di mercato.Gli ordini di produzione e acquisto dei materiali vengono definiti in base ai fabbisogni individuati nel piano principale di produzione, che definisce per tutti i prodotti le quantità necessarie e le sequenze di lavoro da svolgere negli specifici reparti di produzione. I componenti vengono perciò “spinti” (da qui il termine “push”) lungo il ciclo di produzione e i fabbisogni di lavorazione sono calcolati in anticipo, rispetto al momento in cui si manifestano effettivamente.

Le fasi di lavorazione sono programmate in base al tempo richiesto per la fabbricazione di ogni componente, in modo che questo arrivi nel momento richiesto, affinché il prodotto sia disponibile per il cliente nei tempi prestabiliti. La politica a fabbisogno più conosciuta è l’MRP (Material Requirements Planning- Pianificazione della richiesta dei materiali), utilizzata per l’approvvigionamento dei materiali necessari alla produzione.

L’MRP ha l’obiettivo di minimizzare le scorte facendo coincidere la disponibilità dei materiali con il momento della loro distribuzione. È un algoritmo complesso, sviluppato nei sistemi ERP, che a partire da alcuni input forniti dall’utente (parametri di approvvigionamento, piano di produzione industriale, distinta base dei materiali, livello attuale delle scorte di magazzino) offre come output due informazioni essenziali: quanto e quando ordinare la merce.

Gestione Pull 

In questo sistema gli ordini di produzione e di acquisto dei materiali vengono effettuati sulla base di un fabbisogno effettivo (non più un fabbisogno previsto come nella politica push).  

Gli ordini effettivi “tirano” la produzione e l’acquisto dei materiali dando vita alle varie fasi del processo produttivo. Il sistema pull è guidato dalla domanda, le merci vengono prodotte su richiesta, e la produzione e il riapprovvigionamento sono eseguiti soltanto se necessario. Nessuno “a monte” deve produrre beni o servizi fino al momento in cui il cliente “a valle” li richiede. Il metodo pull più noto è il Kanban, introdotto per la prima volta dalla casa automobilistica Toyota e utilizzato per tenere costantemente sotto controllo il livello delle scorte.

Metodi di gestione delle scorte

Metodo Fifo

Il metodo Fifo (first in-first out, primo ad entrare e primo ad uscire) prevede che i prodotti entrati per primi in magazzino siano anche i primi a essere venduti, quindi l’ordine di uscita è uguale a quello di entrata. Pensa ad esempio a quando fai la coda per entrare in un museo: il concetto è lo stesso. Come puoi capire, è un metodo utile soprattutto per le aziende che trattano prodotti deperibili o con scadenza, come i medicinali, perché evita che si deteriorino o diventino obsoleti.

Un altro vantaggio del metodo FIFO è la semplificazione della valutazione delle rimanenze di magazzino: a fine anno, infatti, il valore delle scorte coinciderà con il prezzo dell’ultimo lotto acquistato moltiplicato per la somma delle scorte, perché i lotti precedenti sono già stati venduti. 

Metodo Lifo

Il metodo LIFO è l’opposto del metodo FIFO. LIFO è l’acronimo di last in-first out (ultimo a entrare e primo ad uscire), per cui prevede che i prodotti entrati per ultimi in magazzino siano i primi ad uscire. Per capire più a fondo questo concetto, pensa ad una pila di piatti: l’ultimo piatto è solitamente il primo a essere lavato. Questo metodo è sconsigliato per le aziende che trattano beni deperibili o con scadenza perché aumenta le probabilità di obsolescenza e deperimento della merce, generando di conseguenza una perdita di denaro.

Il vantaggio principale del metodo LIFO è la possibilità di sistemare la merce appena arrivata in magazzino in una posizione facilmente accessibile, evitando di spostare la merce già presente.  

Metodo Kanban

Kanban significa in giapponese “cartellino”, parola che fa riferimento proprio alla modalità con cui si applica il metodo: sul contenitore della merce vengono posizionati dei cartellini (fisici o elettronici) contenenti informazioni sull’articolo, con lo scopo di segnalare quando è il momento di produrne o acquistarne una determinata quantità. A colpo d’occhio potrai quindi vedere subito qual è il livello delle tue scorte e se è necessario effettuare un riordino. È proprio la forza dei segnali visivi su cui si basa il Kanban, che rende questo metodo semplice ed immediato. 

Modello del Lotto Economico o modello di Wilson

Il modello di Wilson, conosciuto anche come modello del lotto economico o modello EOQ (economic order quantity) consente di individuare la quantità ottimale da ordinare in modo da minimizzare i costi di ordinazione e di mantenimento a magazzino. È generalmente applicato quando la domanda di un prodotto è costante per un certo periodo di tempo.

Il modello, a partire dalla domanda di mercato per un determinato articolo (che deve essere quindi nota), dai costi di ordinazione e dai costi di mantenimento, calcola il numero di unità da richiedere ogni volta che si emette un ordine. Sono presenti due limiti principali in questo metodo: la domanda di mercato non è sempre nota e costante (pensa ad esempio alla sua variabilità durante i picchi stagionali), e il prezzo d’acquisto spesso dipende dalla quantità ordinata

Modello Just In Time

Il modello just in time (appena in tempo) è un modello di gestione delle scorte di origine giapponese, che nasce negli stabilimenti Toyota per minimizzare gli sprechi di risorse e per rinnovare gli articoli in funzione della domanda. Si basa sulla politica pull vista in precedenza perché manda in produzione solo il prodotto effettivamente richiesto dal cliente: tutto ciò che non è necessario non ha ragione di esistere e viene perciò eliminato.

Rimuovendo le scorte di magazzino in eccesso, questo modello consente di diminuire drasticamente i costi legati alla loro conservazione. Un altro vantaggio è quello di ridurre il rischio di obsolescenza dei prodotti poiché vengono mantenuti sempre livelli di stock minimi. 

Analisi ABC

L’analisi ABC si basa sulla categorizzazione delle scorte con l’obiettivo di capire su quali articoli del magazzino focalizzarsi maggiormente. L’analisi si rifà al principio di Pareto (o legge 80/20- l’80% dei risultati dipende da un 20% di cause) perché sostiene che il 20% degli articoli in magazzino genera l’80% dei movimenti, mentre il restante 80% dei prodotti è responsabile del solo 20% della movimentazione delle merci.

Con l’analisi ABC le merci vengono divise in 3 categorie in funzione dell’importanza che hanno all’interno del magazzino: 

  • Categoria A: gli articoli di questa categoria rappresentano il 20% del magazzino in termini di quantità, hanno un’alta rotazione e generano l’80% del fatturato. Devono essere quindi costantemente monitorati;
  • Categoria B: questi articoli rappresentano il 30% del magazzino e hanno una rotazione più bassa rispetto a quelli della categoria A. Vanno controllati con costanza perché possono variare di categoria molto facilmente;
  • Categoria C: i prodotti di categoria C sono i più numerosi, ma sono anche i meno richiesti dalla clientela. Non sono quindi strategici, perciò sarà necessario investire meno su di essi. È comunque importante monitorarli affinché non si convertano in inventario obsoleto, andando così ad aumentare i costi di gestione.

Costi di gestione delle scorte

Gestire le scorte, come abbiamo ribadito più volte, comporta un costo per la tua azienda. 

I costi di gestione delle scorte rappresentano una percentuale del valore dell’inventario su base annuale, la quale può variare da settore a settore, ma in generale si attesta intorno al 25%. Conoscere i costi è quindi determinante per capire quanto profitto puoi trarre dall’inventario di magazzino e se stai sprecando risorse.

 Andiamo al dunque: quali sono i costi legati all’approvvigionamento e alla gestione delle scorte? Possiamo dividerli in 3 categorie.

Costi di ordinazione

I costi di ordinazione, chiamati anche costi di impostazione, sono i costi che l’azienda deve sostenere ogni volta che emette un ordine. 

Da un lato, quindi, sono legati alla valutazione e alla selezione dei fornitori e alla conseguente contrattazione, dall’altro sono relativi alla logistica (ad esempio spese di trasporto, spese burocratiche e amministrative). 

Costi di mantenimento

I costi di mantenimento di suddividono in 4 sottocategorie:

  • Costi di capitale: si riferiscono a qualsiasi spesa associata agli investimenti e agli interessi sul capitale investito in scorte;
  • Costi di magazzinaggio: questi costi includono le spese legate alla manutenzione dell’edificio e degli impianti, come il riscaldamento e l’illuminazione, ma anche i costi di acquisto, ammortamento o locazione, e le tasse di proprietà;
  • Costi di servizio: i costi di servizio sono relative alle spese di assicurazione, al materiale hardware e software e alla movimentazione delle merci, con tutti gli oneri ad essa connessi;
  • Costi di rischio: si basano sul fatto che gli articoli presenti in magazzino, a lungo andare, possono perdere valore. Comprendono quindi le spese relative alla merce invenduta dopo la data di scadenza o che diventa obsoleta, ma anche lo shrinkage, cioè la perdita di prodotti tra il momento dell’acquisto dai fornitori e il momento della vendita, causata ad esempio da errori nella consegna, danni durante il trasporto oppure da un furto. 

Costi di deficit

I costi di deficit sono l’ultima categoria relativa ai costi di gestione delle scorte. Essi rappresentano i costi che l’azienda deve sostenere in caso di rotture di stock sia verso il cliente finale che nel flusso interno di produzione e approvvigionamento. Fanno parte dei costi di deficit i costi di cancellazione degli ordini, la richiesta di sconti, le consegne urgenti e i danni di immagine

Come hai potuto vedere, i costi della gestione delle scorte sono considerevoli e generano un grosso impatto sulla tua azienda. Risulta quindi di fondamentale importanza imparare a gestire correttamente le scorte del tuo magazzino, cercando di ridurle il più possibile. 

Per fare questo è però necessario adottare un approccio olistico, che tenga in considerazione tutti gli elementi della struttura logistica: sarebbe infatti inutile, ad esempio, acquistare una grande quantità di merce per approfittare di uno sconto, per poi andare ad aumentare le spese di stoccaggio.

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