Noti spesso che la merce presente in magazzino scompare da un giorno all’altro, ma non sai qual è la causa?
Sicuramente un motivo c’è: può essere che gli ordini che ricevi dai tuoi fornitori non siano completi, o che qualcuno non abbia la coscienza pulita.
Una cosa è certa: devi correre ai ripari al più presto.
Le differenze inventariali imputabili a furti e ammanchi di magazzino sono un fenomeno molto diffuso. Vediamo di cosa si tratta e come puoi rimediare.
Cosa sono le differenze inventariali e perché dovresti iniziare a considerarle
Le differenze inventariali consistono nello scarto tra l’inventario fisico dei beni in magazzino e le risultanze delle apposite scritture contabili. In altre parole fanno riferimento alla merce che è stata acquistata e non ancora venduta, ma che nello stesso tempo non risulta in giacenza presso il magazzino.
A cosa sono dovute queste differenze?
Esse dipendono principalmente da 5 fattori:
- Furti dei dipendenti
- Errori operativi (amministrativi, logistici, ecc.)
- Frodi dei fornitori
- Furti dei clienti
- Furti da parte di persone o aziende terze
È molto importante che tu conosca la causa di queste perdite per cercare di ridurle ed evitare che esse danneggino la tua attività.
Ti sei mai fermato un attimo a pensare a quali danni subisce la tua azienda ogni volta che ti ritrovi di fronte alla mancanza di merce?
Non sto parlando ovviamente dei casi in cui non c’è abbastanza disponibilità perché non è stata effettuata una corretta gestione delle scorte, ma di quando la merce dovrebbe essere presente in magazzino ed è invece magicamente scomparsa.
I principali rischi derivanti dalle differenze inventariali sono:
- Aumento dei costi
- Calo dell’efficienza aziendale
- Diminuzione delle vendite
- Minor competitività
- Peggioramento dell’esperienza d’acquisto
Proprio per questi motivi, ridurre le perdite risulta fondamentale e ti permette di aumentare i tuoi profitti a parità di fatturato.
Le differenze inventariali che dipendono dai furti
La maggior parte delle differenze inventariali è dovuta ai furti, l’avresti mai detto?
Per maggiore semplicità, possiamo suddividere i furti in furti interni e furti esterni.
I furti interni sono le estorsioni di merce imputabili ai dipendenti e, purtroppo, rappresentano il 50% delle cause delle differenze inventariali. Dico purtroppo perché tutti noi vorremmo che nella nostra azienda lavorassero persone affidabili, alle quali poter consegnare le chiavi con la massima fiducia.
Come dice il proverbio, però, la tentazione fa l’uomo ladro, e molti dipendenti potrebbero avere bisogno della merce aziendale per motivi personali. Prova a pensare a quanta cancelleria c’è, ad esempio, nelle case dei collaboratori. Ovviamente non sto dicendo che tutti i tuoi dipendenti sono disonesti, ma che devi capire di chi ti puoi fidare.
I furti esterni, invece, sono compiuti da persone al di fuori dell’azienda: clienti, fornitori, aziende che prestano un servizio come le imprese di pulizia, o semplicemente persone terze.
Per tutelare la tua azienda da questo tipo di pericolo, è necessario che tu vigili non solo gli uffici, ma soprattutto il magazzino, dove è custodito il vero valore della tua attività.
Come prevenire le differenze inventariali da furti
Ti stai chiedendo quali strategie puoi mettere in atto per ovviare a questi problemi?
Qui di seguito ti do qualche suggerimento utile.
Ridefinisci il layout del magazzino
Entra nel tuo magazzino e osservane il layout. È pieno di scaffali alti? I corridoi sono bloccati? In questo caso è più difficile monitorare gli spostamenti che avvengono al suo interno. Avere una buona visibilità è indispensabile per avere il controllo della situazione. A questo proposito, può tornarti utile l’articolo che abbiamo scritto su come creare il giusto layout di magazzino. Dacci un’occhiata!
Forma il tuo personale
Per garantire il rispetto delle politiche e delle procedure di sicurezza, non puoi fare a meno di formare i tuoi collaboratori. Dare loro delle informazioni su chi avvisare in caso di sospetto, e su come prevenire furti esterni contribuisce notevolmente a prevenire le differenze inventariali dell’azienda.
Installa un sistema di allarme e di videosorveglianza
Per proteggere al 100% il tuo magazzino non puoi fare a meno di dotarti di un sistema di allarme e videosorveglianza. Questo ti aiuterà a tenere sotto controllo i movimenti lungo i punti di accesso. Nel mercato esistono moltissime soluzioni a riguardo come l’impianto perimetrale, l’impianto di allarme antifurto dotato di nebbiogeni e i sistemi di videosorveglianza dotati di telecamere.
Utilizza un software WMS
Uno dei metodi più semplici ed efficaci che puoi utilizzare per eliminare le differenze inventariali è quello di dotarti di un software per il magazzino in cui inserire le operazioni quotidiane. Potrai attribuire a ciascun collaboratore determinati compiti, e in questo modo sarà più facile risalire alla fonte del problema, rivolgendoti alla persona incaricata per capire se può esserne responsabile o se la causa è da ricercare da persone esterne.
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